واحد خرید خارجی برای انجام این فرایند وظایفی بر عهده دارد که در ادامه کلیه این وظایف را مرور می‌کنیم:

1. اجرای sourcing و یافتن تامین کننده مناسب
2. ثبت اطلاعات تامین ‌کنندگان کالا و طبقه ‌بندی آن‌ها بر اساس نوع كالا
3. ثبت نتایج ارزیابی تامین‌کنندگان کالا
4. دسته بندی تامین کنندگان در زمان استعلام و یا صدور سفارش و گرید‌ بندی آن‌ها
5.ثبت درخواست‌های خرید به صورت سیستمی و تکمیل فرم توسط مشتری فیزیکی
6. برنامه‌ ریزی خرید برای هر سفارش و محاسبه تاریخ تقریبی رسیدن كالا
7. آماده کردن اطلاعات استعلام ها و ثبت اطلاعات پیشنهاد قیمت تامین کنندگان
8. دریافت و ثبت اطلاعات پروفرما (Performa)
9. تهیه صورت مقایسه بین استعلام‌های دریافتی
10. ارائه آخرین وضعیت سفارشات
11. ثبت مغایرت‌های اقلام سفارش شده و دریافت شده براساس سفارش sample
12. ایجاد بانك اطلاعاتی از خریدهای گذشته و ذخیره اطلاعات ضروری در مورد كالا، منابع خارجی و…
13. ثبت هزینه‌های مربوط به هر سفارش
14. آنالیز هزینه‌های سفارشات و محاسبه قیمت تمام شده خرید به تفكیك هر کالا
15. ثبت مستندات برای درخواست، سفارش، استعلام خرید و پروفرما، استعلام حمل و…
16. تعریف لیست سیاه مشتریان و دلایل مرتبط با آن در رابطه با هر مشتری
17. ثبت اطلاعات حمل